ПРОЄКТ РІШЕННЯ № 285-9-рд

              Проєкт рішення
            № 285-9-рд
    ЧЕРКАСЬКА МІСЬКА РАДА    
<                 
                 
Про внесення змін до рішення Черкаської міської ради від 23.05.2013 № 3-1682 "Про структуру, загальну чисельність апарату Черкаської міської ради та її виконавчих органів"          
>                 
                 
На підставі пункту 5 частини 1 статті 26, пункту 6 частини 4 статті 42 Закону України "Про місцеве самоврядування в Україні", Черкаська міська рада
ВИРІШИЛА:
 
1. Внести зміни до рішення Черкаської міської ради від 23.05.2013             № 3-1682 "Про структуру, загальну чисельність апарату Черкаської міської ради та її виконавчих органів", а саме:
 
1.1. Підпункт 2.1. пункту 2 викласти у такій редакції:
"2.1. Затвердити чисельність департаменту управління справами та юридичного забезпечення Черкаської міської ради 83 штатні одиниці, визначити перелік підрозділів цього виконавчого органу ради:
2.1.1. Управління надання адміністративних послуг:
а) відділ організації надання адміністративних послуг;
б) відділ оформлення паспортів;
в) відділ діловодства та надання консультацій;
г) сектор надання послуг водіям.
2.1.2. Відділ бухгалтерського обліку та звітності.
2.1.3. Відділ кадрової роботи.
2.1.4. Відділ з питань роботи виконкому.
2.1.5. Відділ звернень.
2.1.6. Сектор з питань режимно-секретної та мобілізаційної роботи.
2.1.7. Юридичне управління:
а) відділ загально-правових питань;
б) відділ судового супроводу.
2.1.8. Відділ документообігу.
2.1.9. Архівний відділ.
Затвердити положення про управління надання адміністративних послуг департаменту управління справами та юридичного забезпечення Черкаської міської ради (додається).
 
Затвердити регламент управління надання адміністративних послуг департаменту управління справами та юридичного забезпечення Черкаської міської ради (додається).
 
Визначити кількість адміністраторів в управлінні надання адміністративних послуг департаменту управління справами та юридичного забезпечення Черкаської міської ради – 33 штатні одиниці.".
 
1.2. Пункт 6 викласти у такій редакції:
"6. Затвердити структуру виконавчих органів ради, штат керівництва міської ради та її виконавчого комітету, загальну чисельність керівництва та виконавчих органів ради (додається).".
 
2. Міському голові Бондаренку А.В.:
2.1. Затвердити штатний розпис департаменту управління справами та юридичного забезпечення Черкаської міської ради.
2.2. Здійснювати інші заходи, пов’язані з прийняттям цього рішення, відповідно до чинного законодавства України.
 
3. Визнати такими, що втратило чинність рішення Черкаської міської ради від 06.04.2021 № 5-18.
 
4. Контроль за виконанням рішення покласти на міського голову Бондаренка А.В.
 
 		  
 		              
Міський голова         А.В. Бондаренко
 
 
 
 
ЗАТВЕРДЖЕНО
Рішення Черкаської міської ради
 
від __________________ № _____
 
Структура виконавчих органів ради,
штат керівництва міської ради та її виконавчого комітету,
загальна чисельність керівництва та виконавчих органів ради
 
№
з/п		 Найменування посад та виконавчих органів ради Кількість штатних одиниць
1. Керівництво міської ради та її виконавчого комітету: 8
1.1 міський голова 1
1.2 секретар міської ради 1
1.3 перший заступник міського голови
з питань діяльності виконавчих органів ради		 1
1.4 заступник міського голови
з питань діяльності виконавчих органів ради		 5
2. Відділ з питань роботи ради Черкаської міської ради 6
3. Відділ "Оперативна служба" Черкаської міської ради 7
4. Управління інспектування Черкаської міської ради 26
5. Управління державного архітектурно-будівельного контролю Черкаської міської ради 15
6. Департамент фінансової політики Черкаської міської ради 34
7. Департамент управління справами та юридичного забезпечення Черкаської міської ради 83
8. Управління з питань державної реєстрації
Черкаської міської ради		 36
9. Департамент архітектури та містобудування
Черкаської міської ради		 48
10. Департамент житлово-комунального комплексу
Черкаської міської ради		 48
11 Департамент економіки та розвитку Черкаської міської ради 43
12. Департамент охорони здоров'я та медичних послуг
Черкаської міської ради		 21
13. Департамент соціальної політики Черкаської міської ради 170
14. Департамент освіти та гуманітарної політики
Черкаської міської ради		 36
15. Адміністративний відділ Черкаської міської ради 3
16. Служба у справах дітей Черкаської міської ради 18,5
17. Управління інформаційної політики Черкаської міської ради 11
18. Відділ «Патронатна служба» Черкаської міської ради 5
Загальна чисельність: 618,5
  Пояснювальна записка
 
до проєкту рішення «Про внесення змін до рішення Черкаської міської ради від 23.05.2013 № 3-1682 «Про структуру, загальну чисельність апарату Черкаської міської ради та її виконавчих органів»
 
Зазначений проєкт рішення Черкаської міської ради підготовлено за результатами розгляду листа Головного сервісного центру МВС Регіонального сервісного центру ГСЦ МВС в Черкаській області за вих. № 31/23/-161 від 04.02.2021. В листі зазначено, що розпорядженням КМУ від 16.05.2014 № 523-р затверджено перелік адміністративних послуг органів виконавчої влади, які надаються через ЦНАП. До зазначеного переліку включено адміністративні послуги, зокрема з державної реєстрації (перереєстрації) транспортних засобів (пункт 102) та видачі (обміну) посвідчення водія (пункт 103). Цим розпорядженням встановлено, що зазначені адміністративні послуги можуть надаватися через ЦНАП на основі Узгоджених рішень між територіальними органами з надання сервісних послуг МВС та органами, якими утворені такі центри. Крім того, взаємодія ЦНАП з сервісними центрами МВС передбачена вимогами постанови КМУ від 07.09.1998 № 1388-р (у редакції постанови КМУ від 16.12.2020 № 1273).
         Рішенням Черкаської міської ради від 27.01.2020 № 2-5678 «Про затвердження Програми соціально-економічного і культурного розвитку міста Черкаси на 2020-2022 роки» передбачена дія 4.2.2.25 «Придбання обладнання для реєстрації транспортних засобів (програмно-апаратний комплекс)». Рішенням Черкаської міської ради від 11.03.2021 № 4-266 «Про внесення змін до рішення міської ради від 24.12.2020 № 2-48 «Про бюджет Черкаської міської територіальної громади на 2021 рік (2357600000)» передбачено виділення коштів на цю дію в сумі 264 тис. грн.
Таким чином, проєктом передбачено утворення у складі управління надання адміністративних послуг департаменту управління справами та юридичного забезпечення Черкаської міської ради сектору надання послуг водіям у складі 2-х штатних одиниць для надання послуг з державної реєстрації (перереєстрації) транспортних засобів та видачі (обміну) посвідчення водія.
 
  Директор департаменту управління справами та юридичного забезпечення Черкаської міської ради         Ю.Г. Гончар
 
 
 
 
Порівняльна таблиця
до проекту рішення «Про внесення змін до рішення Черкаської міської ради
від 23.05.2013 № 3-1682 «Про структуру, загальну чисельність апарату Черкаської міської ради та її виконавчих органів»
 
Чинна редакція Запропонована редакція
п. 2.1.  Затвердити чисельність департаменту управління справами та юридичного забезпечення Черкаської міської ради 81 штатна одиниця, визначити перелік підрозділів цього виконавчого органу ради:
 		 Затвердити чисельність департаменту управління справами та юридичного забезпечення Черкаської міської ради 83 штатні одиниці, визначити перелік підрозділів цього виконавчого органу ради:
 
п. 2.1.1. Управління надання адміністративних послуг:
а) відділ організації надання адміністративних послуг;
б) відділ оформлення паспортів;
в) відділ діловодства та надання консультацій.
відсутній		 Управління надання адміністративних послуг:
а) відділ організації надання адміністративних послуг;
б) відділ оформлення паспортів;
в) відділ діловодства та надання консультацій;
г) сектор надання послуг водіям.
Абз. 18 п.п. 2.1.1. Визначити кількість адміністраторів в управлінні надання адміністративних послуг департаменту управління справами та юридичного забезпечення Черкаської міської ради – 31 штатна одиниця. Визначити кількість адміністраторів в управлінні надання адміністративних послуг департаменту управління справами та юридичного забезпечення Черкаської міської ради – 33 штатні одиниці.
 
 
























Директор департаменту
управління справами
та юридичного забезпечення
Черкаської міської ради                                                                             Ю.Г. Гончар

Додаток
ЗАТВЕРДЖЕНО
рішенням Черкаської міської ради
від ___________________ №______
 
 
ПОЛОЖЕННЯ
про управління надання адміністративних послуг департаменту управління справами та юридичного забезпечення Черкаської міської ради
 
 
  1. Управління надання адміністративних послуг департаменту управління справами та юридичного забезпечення Черкаської міської ради (далі - УНАП) утворений з метою забезпечення надання адміністративних послуг.
 УНАП є структурним підрозділом департаменту  правління справами та юридичного забезпечення Черкаської міської ради.
  1. Рішення щодо утворення, ліквідації УНАП приймається міською радою.
  2. УНАП у своїй діяльності керується Конституцією та законами України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, рішеннями Черкаської міської ради та її виконавчого комітету, положенням про департамент управління справами та юридичного забезпечення Черкаської міської ради, а також цим положенням.
  3.  Основними завданнями УНАП є:
    1. організація надання адміністративних послуг у найкоротший строк та за мінімальної кількості відвідувань суб’єктів звернень;
    2.  спрощення процедури отримання адміністративних послуг та поліпшення якості їх надання;
    3.  забезпечення інформування суб’єктів звернень про вимоги та порядок надання адміністративних послуг, шо надаються через Центр.
  4.  УНАП забезпечується надання адміністративних послуг через адміністраторів, державних адміністраторів, державних реєстраторів шляхом їх взаємодії із суб’єктами надання адміністративних послуг.
 Перелік адміністративних послуг, які надаються через УНАП, визначається Черкаською міською радою.
  1.  У приміщенні, де розміщується УНАП, можуть надаватися супутні послуги (виготовлення копій документів, ламінування, фотографування, продаж канцелярських товарів, надання банківських послуг тощо) суб’єктами господарювання, добір яких здійснюється на конкурсній основі за критеріями забезпечення мінімізації матеріальних витрат та витрат часу суб’єкта звернення.
  2. Суб’єкт звернення для отримання адміністративної послуги в УНАП звертається до адміністратора – посадової особи Черкаської міської ради, яка організовує надання адміністративних послуг.
  3.  Адміністратор УНАП призначається на посаду та звільняється з посади міським головою.
Кількість адміністраторів, які працюють в УНАП, визначається Черкаською міською радою.
  1.  Адміністратор має іменний штамп із зазначенням його прізвища, імені, по батькові та найменування структурного підрозділу.
  2.  Основними завданнями адміністратора є:
    1. надання суб’єктам звернень вичерпної інформації і консультацій щодо вимог та порядку надання адміністративних послуг;
    2.  прийняття від суб’єктів звернень документів, необхідних для надання адміністративних послуг, здійснення їх реєстрації та подання документів (їх копій) відповідним суб’єктам надання адміністративних послуг не пізніше наступного робочого дня після їх отримання з дотриманням вимог Закону України «Про захист персональних даних»;
    3.  видача або забезпечення надсилання через засоби поштового зв’язку суб’єктам звернень результатів надання адміністративних послуг (також і рішення про відмову в задоволенні заяви суб’єкта звернення), повідомлення про можливість отримання адміністративних послуг, оформлених суб’єктами надання адміністративних послуг;
    4. організаційне забезпечення надання адміністративних послуг суб’єктами їх надання;
    5.  здійснення контролю за дотриманням суб’єктами надання адміністративних послуг строку розгляду справ та прийняття рішень;
    6.  надання адміністративних послуг у випадках, передбачених чинним законодавством.
  3.  Адміністратор має право:
    1. безоплатно одержувати від суб’єктів надання адміністративних послуг, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери їх управління, документи та інформацію, пов’язані з наданням таких послуг, в установленому законом порядку;
    2. погоджувати документи, рішення в органах державної влади та інших органах місцевого самоврядування, отримувати їх висновки з метою надання адміністративної послуги без залучення суб’єкта звернення з дотриманням вимог Закону України «Про захист персональних даних».
    3. інформувати керівника структурного підрозділу Черкаської міської ради та суб’єктів надання адміністративних послуг про порушення строку розгляду заяв про надання адміністративної послуги, вимагати вжиття заходів до усунення виявлених порушень;
    4. посвідчувати власним підписом та штампом копії (фотокопії) документів і виписок з них, витягів з реєстрів та баз даних, які необхідні для надання адміністративної послуги;
    5. порушувати клопотання перед керівником структурного підрозділу Черкаської міської ради щодо вжиття заходів з метою забезпечення ефективної роботи Центру.
  4.  УНАП очолює начальник, який призначається на посаду та звільняється з посади міським головою.
  5.  Начальник відповідно до завдань покладених на УНАП:
    1. здійснює керівництво роботою УНАП, несе персональну відповідальність за організацію його діяльності;
    2. організовує діяльність УНАП, у тому числі щодо взаємодії із суб’єктами надання адміністративних послуг, вживає заходів до підвищення ефективності роботи УНАП;
    3. координує діяльність адміністраторів, контролює якість та своєчасність виконання ними обов’язків;
    4. організовує інформаційне забезпечення роботи УНАП, роботу із засобами масової інформації;
    5. сприяє створенню належних умов праці в УНАП, вносить пропозиції щодо його матеріально-технічного забезпечення;
    6. розглядає відгуки, пропозиції та скарги на діяльність чи бездіяльність адміністраторів, інших працівників УНАП;
    7. може виконувати функції адміністратора;.
    8. Виконує інші повноваження згідно з актами законодавства.
  6. УНАП під час виконання покладених на нього завдань взаємодіє з центральними та місцевими органами виконавчої влади, іншими виконавчими органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами або організаціями.
  7.  Час прийому суб’єктів звернень у УНАП становить не менш як шість днів на тиждень та сім годин на день без перерви на обід і є загальним (єдиним) для всіх адміністративних послуг, що надаються через Центр. Центр не рідше ніж два дні на тиждень здійснює прийом суб’єктів звернень до 20-ї години. Графік роботи Центру встановлюється міським головою.
  8.  Фінансування та матеріально-технічне забезпечення діяльності Центру здійснюється за рахунок державного та місцевого бюджетів.
 
 
_____________________________________________________________________

Додаток
ЗАТВЕРДЖЕНО
рішенням Черкаської міської ради
від _____________________№____
 
РЕГЛАМЕНТ
Управління надання адміністративних послуг департаменту управління справами та юридичного забезпечення Черкаської міської ради
                                            
Загальна частина
  1. Цей регламент визначає порядок організації роботи управління надання адміністративних послуг департаменту управління справами та юридичного забезпечення Черкаської міської ради (далі – УНАП), порядок дій адміністраторів Центру та їх взаємодії із суб’єктами надання адміністративних послуг.
  2. У Регламенті терміни вживаються у значенні, наведеному в Законі України “Про адміністративні послуги”.
  3. Надання адміністративних послуг в УНАП здійснюється з дотриманням таких принципів:
верховенства права, у тому числі законності та юридичної визначеності;
стабільності;
рівності перед законом;
відкритості та прозорості;
оперативності та своєчасності;
доступності інформації про надання адміністративних послуг;
захищеності персональних даних;
раціональної мінімізації кількості документів та процедурних дій, що вимагаються для отримання адміністративних послуг;
неупередженості та справедливості;
доступності та зручності для суб’єктів звернення.
  1. УНАП у своїй діяльності керується Конституцією та законами України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, рішеннями центральних та місцевих органів виконавчої влади, Черкаської міської ради та її виконавчого комітету, положенням про департамент управління справами та юридичного забезпечення Черкаської міської ради, положенням про УНАП а також цим регламентом.
 
 
Вимоги до приміщення,
в якому надаються адміністративні послуги
 
  1. УНАП для зручного надання адміністративних послуг розміщується в центральній частині міста Черкаси з розвинутою транспортною інфраструктурою.
На вході до приміщення (будівлі) розміщується інформаційна вивіска з найменуванням Центру та графіком його роботи.
Графік роботи УНАП затверджується міським головою міста Черкаси, з урахуванням вимог Закону України “Про адміністративні послуги”.
Вхід до приміщення, в якому надаються адміністративні послуги облаштований пандусами для осіб з обмеженими фізичними можливостями.
На прилеглій території передбачається місце для безоплатної стоянки автомобільного транспорту суб’єктів звернення. На прилеглих вулицях розміщуються вказівники, на яких зазначається місце розташування Центру.
  1. Приміщення поділяється на відкриту та закриту частини.
У відкритій частині здійснюється прийом, консультування, інформування та обслуговування суб’єктів звернення працівниками УНАП. Суб’єкти звернення мають безперешкодний доступ до такої частини УНАП.
Відкрита частина включає:
сектор прийому;
сектор інформування;
сектор очікування;
сектор обслуговування.
Відкрита частина розміщується на першому поверсі будівлі.
Закрита частина призначена виключно для опрацювання документів, пошти, надання консультацій з використанням телефонного зв’язку, а також збереження документів, справ, журналів обліку/реєстрації (розміщення архіву).
Вхід до закритої частини суб’єктам звернення забороняється.
Закрита частина може розміщуватися на інших поверхах, ніж відкрита частина.
  1. Сектор прийому облаштовується при вході до приміщення. У ньому здійснюється загальне інформування та консультування суб’єктів звернення з питань роботи УНАП.
  2. Сектор інформування облаштовується з метою ознайомлення суб’єктів звернення з порядком та умовами надання адміністративних послуг.
У секторі інформування розміщуються інформаційні стенди, а також у разі можливості інформаційні термінали в зручному для перегляду місці, що містять актуальну, вичерпну інформацію, необхідну для одержання адміністративних послуг.
Сектор інформування облаштовується столами, стільцями, телефонами, факсимільними апаратами та забезпечується канцелярськими товарами для заповнення суб’єктами звернення необхідних документів.
  1. Сектор очікування розміщується в просторому приміщенні та обладнаний автоматизованою системою керування чергою, системою звукового інформування осіб похилого віку та тих, що мають проблеми із зором.
  2.  Сектор обслуговування утворений за принципом відкритості розміщення робочих місць. Кожне робоче місце для прийому суб’єктів звернення повинно мати інформаційну табличку із зазначенням номера такого місця, прізвища, імені, по батькові та посади адміністратора УНАП.
  3. Площа секторів очікування та обслуговування повинна бути достатньою для забезпечення зручних та комфортних умов для прийому суб’єктів звернення і роботи адміністраторів УНАП.
  4. На інформаційних стендах та інформаційних терміналах розміщується інформація, зокрема, про:
найменування УНАП, його місцезнаходження, номери телефонів для довідок, факсу, адресу веб-сайту, електронної пошти;
графік роботи УНАП (прийомні дні та години, вихідні дні);
перелік адміністративних послуг, які надаються через УНАП, та відповідні інформаційні картки адміністративних послуг;
строки надання адміністративних послуг;
бланки заяв та інших документів, необхідних для звернення за отриманням адміністративних послуг, а також зразки їх заповнення;
платіжні реквізити для оплати платних адміністративних послуг;
супутні послуги, які надаються в приміщенні УНАП;
прізвище, ім’я, по батькові координатора УНАП, контактні телефони, адресу електронної пошти;
користування інформаційними терміналами;
користування автоматизованою системою керування чергою;
положення про УНАП;
регламент УНАП.
  1. Перелік адміністративних послуг, які надаються через УНАП повинен  розміщуватися у доступному та зручному для суб’єктів звернення місці. Адміністративні послуги в переліку групуються за моделлю життєвих ситуацій суб’єктів звернення та/або сферами правовідносин (законодавства), та/або суб’єктами надання адміністративних послуг.
  2. Бланки заяв, необхідні для замовлення адміністративних послуг, розміщуються у секторі інформування на стендах-накопичувачах або стелажах із вільним доступом до них суб’єктів звернення.
  3. Особам з обмеженими фізичними можливостями забезпечується вільний доступ до інформації, зазначеної в цьому розділі, шляхом розміщення буклетів, інформаційних листів на стендах, інших необхідних матеріалів.
  4. На основі узгоджених рішень та укладених Угод про співпрацю із суб’єктами надання адміністративних послуг в УНАП можуть надаватися адміністративні послуги безпосередньо такими суб’єктами.
 
Інформаційна та технологічна картки адміністративних послуг
  1.  Черкаська міська рада,  а також начальник УНАП згідно з процедурою можуть вносити суб’єктові надання адміністративної послуги пропозиції щодо необхідності внесення змін до затверджених інформаційних та технологічних карток адміністративних послуг (у тому числі для документів дозвільного характеру у сфері господарської діяльності).
  2. У разі внесення змін до законодавства щодо надання адміністративної послуги суб’єкт її надання своєчасно інформує про це Черкаську міську раду та начальника УНАП, та надає оновлені інформаційні та технологічні картки .
 
Робота інформаційно-консультаційного підрозділу УНАП
  1. Для надання допомоги суб’єктам звернення у користуванні інформаційними терміналами та автоматизованою системою керування чергою, консультування із загальних питань організації роботи Центру та порядку прийому суб’єктів звернення у Центрі може утворюватися інформаційний підрозділ.
інформаційно-консультаційний підрозділ УНАП також:
інформує за усним клопотанням суб’єкта звернення про належність порушеного ним питання до компетенції ;
консультує суб’єктів звернення щодо порядку внесення плати (адміністративного збору) за надання платних адміністративних послуг, надає інформацію про платіжні реквізити для сплати адміністративного збору;
надає іншу інформацію та допомогу, що необхідні суб’єктам звернення до прийому їх адміністратором.

 
  1. Черкаська міська рада створює та забезпечує роботу окремого розділу на своєму веб-сайті, де розміщується інформація, зазначена в пункті 12 цього Регламенту, а також відомості про місце розташування УНАП, найближчі зупинки громадського транспорту, під’їзні шляхи, місця паркування, іншу корисну для суб’єктів звернення інформацію.
  2. Інформація, яка розміщується в приміщенні, де надаються адміністративні послуги та на веб-сайті, повинна бути актуальною і повною.
Інформація на веб-сайті  має бути зручною для пошуку та копіювання.
  1. Суб’єктам звернення, які звернулися до УНАП з використанням засобів телекомунікаційного зв’язку (телефону, електронної пошти, інших засобів зв’язку), забезпечується можливість отримання інформації про надання адміністративних послуг у спосіб, аналогічний способу звернення.
 
Керування чергою в УНАП
  1. З метою забезпечення зручності та оперативності обслуговування суб’єктів звернення вживаються заходи для запобігання утворенню черги, а у разі її утворення - для керування чергою.
  2. У приміщенні, де надаються адміністративні послуги організоване автоматизоване керування чергою. Суб’єкт звернення для прийому адміністратором УНАП реєструється за допомогою термінала в такій системі, отримує відповідний номер у черзі та очікує на прийом.
  3. В УНАП може здійснюватись попередній запис суб’єктів звернення на прийом до адміністратора на визначену дату та час. Попередній запис може здійснюватися шляхом особистого звернення до УНАП та/або електронної реєстрації на веб-сайті  сторінці УНАП. Прийом суб’єктів звернення, які зареєструвалися шляхом попереднього запису, здійснюється у час, на який записано заявника.
 
Прийняття заяви та інших документів у УНАП
  1. Прийняття від суб’єкта звернення заяв та інших документів, необхідних для надання адміністративної послуги (далі - вхідний пакет документів), та повернення документів з результатом надання адміністративної послуги (далі - вихідний пакет документів) здійснюється виключно в Центрі.
  2. Прийняття від суб’єктів господарювання заяви про видачу документів дозвільного характеру та документів, що додаються до неї, декларації відповідності матеріально-технічної бази вимогам законодавства, видача (переоформлення, видача дублікатів, анулювання) документів дозвільного характеру, які оформлені регіональними та місцевими дозвільними органами, та зареєстрованих декларацій здійснюються відповідно до Закону України “Про дозвільну систему у сфері господарської діяльності”.
  3. Суб’єкт звернення має право подати вхідний пакет документів в УНАП особисто, через уповноваженого представника, надіслати його поштою (рекомендованим листом з описом вкладення) або в передбачених законом випадках за допомогою засобів телекомунікаційного зв’язку.
  4. У разі коли вхідний пакет документів подається уповноваженим представником суб’єкта звернення, пред’являються документи, що посвідчують особу представника та засвідчують його повноваження.
  5. Адміністратор Центру перевіряє відповідність вхідного пакета документів інформаційній картці адміністративної послуги, у разі потреби надає допомогу суб’єктові звернення в заповненні бланка заяви. У разі коли суб’єкт звернення припустився неточностей або помилки під час заповнення бланка заяви, адміністратор повідомляє суб’єктові звернення про відповідні недоліки та надає необхідну допомогу в їх усуненні.
  6. Адміністратор УНАП складає опис вхідного пакета документів, у якому зазначаються інформація про заяву та перелік документів, поданих суб’єктом звернення до неї, у двох примірниках.
  7. Суб’єктові звернення надається примірник опису вхідного пакета документів за підписом і з проставленням штампа відповідного адміністратора УНАП, а також відмітки про дату та час його складання. Другий примірник опису вхідного пакета документів зберігається в матеріалах справи, а у разі здійснення в УНАП електронного документообігу -  в електронній формі.
  8. Адміністратор під час отримання вхідного пакета документів зобов’язаний з’ясувати прийнятний для суб’єкта звернення спосіб його повідомлення про результат надання адміністративної послуги, а також спосіб передачі суб’єктові звернення вихідного пакета документів (особисто, засобами поштового або телекомунікаційного зв’язку), про що зазначається в описі вхідного пакета документів у паперовій та/або електронній формі.
  9. Адміністратор здійснює реєстрацію вхідного пакета документів шляхом внесення даних до електронної бази даних реєстрації. Після внесення даних справі присвоюється номер, за яким здійснюється її ідентифікація та який фіксується на бланку заяви і в описі вхідного пакета документів.
  10. У разі коли вхідний пакет документів отримано засобами поштового зв’язку і він не містить інформації про прийнятний для суб’єкта звернення спосіб його повідомлення, адміністратор не пізніше наступного робочого дня надсилає суб’єктові звернення опис вхідного пакета документів електронною поштою (та/або його відскановану копію) чи іншими засобами телекомунікаційного зв’язку.
  11. Після реєстрації вхідного пакета документів адміністратор формує справу у паперовій й електронній формі та, в разі потреби, здійснює її копіювання та/або сканування.
  12. Інформацію про вчинені дії адміністратор вносить до листа про проходження справи у електронній формі (крім випадків, коли адміністратор є суб’єктом надання адміністративної послуги). Лист про проходження справи також містить відомості про послідовність дій (етапів), необхідних для надання адміністративної послуги, та залучених суб’єктів надання адміністративних послуг.
 
Опрацювання справи (вхідного пакета документів)
  1. Після вчинення дій, передбачених пунктами 27-39 цього регламенту, адміністратор зобов’язаний невідкладно, але не пізніше наступного робочого дня, надіслати (передати) вхідний пакет документів суб’єктові надання адміністративної послуги, до компетенції якого належить питання прийняття рішення у справі, про що робиться відмітка в листі про проходження справи із зазначенням часу, дати та найменування суб’єкта надання адміністративної послуги, до якого її надіслано, та проставленням штампа адміністратора, що передав відповідні документи.
  2. Передача справ у паперовій формі від УНАП до суб’єкта надання адміністративної послуги здійснюється не менше ніж один раз протягом робочого дня, шляхом доставки працівником УНАП, надсилання відсканованих документів з використанням засобів телекомунікаційного зв’язку або в інший спосіб.
  3. Після отримання справи суб’єкт надання адміністративної послуги зобов’язаний внести запис про її отримання із зазначенням дати та часу, прізвища, імені, по батькові відповідальної посадової особи до листа про проходження справи.
  4. Контроль за дотриманням суб’єктами надання адміністративних послуг строків розгляду справ та прийняття рішень здійснюється адміністраторами відповідно до розподілу обов’язків за рішенням керівника УНАП.
  5. Суб’єкт надання адміністративної послуги зобов’язаний:
своєчасно інформувати координатора Центру про перешкоди у дотриманні строку розгляду справи та прийнятті рішення, інші проблеми, що виникають під час розгляду справи;
надавати інформацію на усний або письмовий запит (у тому числі шляхом надсилання на адресу електронної пошти) адміністратора Центру про хід розгляду справи.
У разі виявлення факту порушення вимог законодавства щодо розгляду справи (строків надання адміністративної послуги тощо) адміністратор Центру невідкладно інформує про це керівника структурного підрозділу Черкаської міської ради, відповідального за надання адміністративних послуг через Центр.
 
Передача вихідного пакета документів суб’єктові звернення
  1. Суб’єкт надання адміністративної послуги невідкладно, але не пізніше наступного робочого дня після оформлення результату надання адміністративної послуги, формує вихідний пакет документів та передає його до УНАП, про що зазначається в листі про проходження справи.
  2. Адміністратор невідкладно у день надходження вихідного пакета документів повідомляє про результат надання адміністративної послуги суб’єктові звернення у спосіб, зазначений в описі вхідного пакета документів, здійснює реєстрацію вихідного пакета документів шляхом внесення відповідних відомостей до листа про проходження справи, а також до відповідного реєстру в паперовій та електронній формі.
  3. Вихідний пакет документів передається суб’єктові звернення особисто під розписку (у тому числі його уповноваженому представникові) у разі пред’явлення документа, що посвідчує особу та/або засвідчує його повноваження, або у випадках, передбачених законодавством, передається в інший прийнятний для суб’єкта звернення спосіб.
Інформація про дату отримання вихідного пакета документів суб’єктом звернення зберігається в матеріалах справи.
  1. У разі незазначення суб’єктом звернення зручного для нього способу отримання вихідного пакета документів або його неотримання в Центрі протягом двох місяців відповідні документи надсилаються суб’єктові звернення засобами поштового зв’язку. У разі відсутності відомостей про місце проживання (місцезнаходження) суб’єкта звернення та іншої контактної інформації вихідний пакет документів зберігається протягом тримісячного строку в УНАП, а потім передається для архівного зберігання.
  2. У разі коли адміністративна послуга надається невідкладно, адміністратор  реєструє інформацію про результат розгляду справи в журналі в електронній формі, негайно формує вихідний пакет документів та передає його суб’єктові звернення.
  3. Відповідальність за несвоєчасне та неналежне надання адміністративних послуг несуть суб’єкти надання таких послуг та в межах повноважень адміністратори і начальник УНАП.
  4. Інформація про кожну надану адміністративну послугу та справу у паперовій (копія) та/або електронній (відскановані документи) формі, зокрема заява суб’єкта звернення, результат надання адміністративної послуги та інші документи, визначені Черкаською міською радою, зберігаються в УНАП.
Усі матеріали справи зберігаються у суб’єкта надання адміністративної послуги.
 
_____________________________________________________________________